Délibération n° 2018-89 du 20 juin 2018 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des attributions de logement » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l'hôpital en établissement public autonome ;
Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l'organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 86-620 du 10 novembre 1986 portant établissement du règlement intérieur du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifié ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 12 mars 2018, portant sur la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des attributions de logement » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 11 mai 2018, conformément à l'article 19 l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 juin 2018 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.
Le traitement d'informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Gestion des attributions de logement ».
Le responsable de traitement indique que les personnes concernées sont « tout le personnel ». La Commission considère toutefois que seuls les membres du personnel ayant formalisé une demande de logement devraient figurer dans le présent traitement, non l'ensemble du personnel.
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
- la gestion des demandes d'attribution de logement ;
- la gestion des courriers de correspondance (confirmation de la prise en compte de la demande/acceptation/refus) ;
- l'instruction des demandes de logement par la Commission d'attribution ;
- l'émission du rapport d'activité ;
- l'enregistrement courrier et archivage (GED).
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement
Ce traitement est justifié par la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement sans que soient méconnus les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
À cet égard, le responsable indique que l'accès aux logements répond à une double vocation, à savoir répondre « au recrutement sensible d'agents et à les fidéliser à l'établissement en palliant les difficultés de logement susceptibles d'entraver leur embauche » et de répondre aux demandes telles que financières, sociales, familiales ou sécuritaires des agents de l'hôpital.
La Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :
- identité : nom, prénom, matricule, situation de famille (séparation/divorce, mise en danger de la personne (sans toit) et/ou des enfants, environnement, éloignement, (sans domicile stable) ;
- adresses et coordonnées : adresse, code postal, ville ;
- vie professionnelle : fonction, service, statut, date de recrutement ;
- caractéristiques financières : indice nouveau majoré (indice de rémunération), situation financière (CDD CHPG, stagiaire, surendettement, perte de revenu, perte d'emploi du conjoint, problèmes de santé) ;
- données d'identification électronique : logs de connexion des personnels habilités à avoir accès au traitement ;
- informations temporelles : date de la demande de prolongation, date d'entrée dans le logement ;
- autres : décision, attribution et/ou renouvellement, disponibilité du logement ;
- courriers de correspondance : motif du refus, mise à disposition ou pas d'un logement meublé.
Les informations relatives à l'identité, aux adresses et coordonnées ont pour origine le courrier envoyé et échangé entre l'agent et la Direction des Ressources Humaines ainsi que le traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie ».
Les informations relatives à la vie professionnelle et aux caractéristiques financières ont pour origine le traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie ».
Les informations relatives aux informations temporelles et aux courriers de correspondance ainsi que les informations dites « autres » ont pour origine le courrier envoyé et échangé entre l'agent et la Direction des Ressources Humaines.
Enfin, les logs de connexion ont pour origine les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des identités et des coordonnées » et « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG ».
Elle considère ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

IV. Sur les droits des personnes concernées

• Sur l'information préalable des personnes concernées

L'information préalable des personnes concernées sera réalisée par une mention sur le document de collecte.
Ce document n'ayant pas été joint à la demande, la Commission rappelle que l'information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

• Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Le droit d'accès des personnes concernées par le traitement s'exerce sur place auprès de la Direction des Ressources Humaines.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Le traitement est interne au CHPG.
Le responsable de traitement indique que les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :
- les gestionnaires de la Direction des Ressources Humaines : tous droits ;
- l'assistante sociale : en consultation ;
- les représentants du personnel : en consultation (données anonymisées).
La Commission relève que les représentants du personnel siègent au sein de la Commission d'accès aux logement instituée au sein de l'établissement.
Elle considère en outre que les administrateurs du SI ont également accès au traitement dans le cadre de leurs missions de maintenance.
Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

VI. Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet de rapprochements avec :
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie » ;
- le traitement ayant pour finalité «  Gestion de la messagerie professionnelle du CHPG » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des identités et des coordonnées » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG ».
La Commission constate que ces traitements ont été légalement mis en œuvre.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
La Commission rappelle par ailleurs que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Elle rappelle enfin que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l'identité, aux adresses et coordonnées à la vie professionnelle, aux caractéristiques financières, aux informations temporelles, aux courriers de correspondance ainsi que les informations dîtes « autres » sont conservées 1 an après le départ du logement.
Il indique également que les logs de connexion sont conservés 1 an.
Concernant ces derniers, la Commission rappelle toutefois que les identifiants liés au traitement ne peuvent être conservés que tant que la personne est en poste.
Par ailleurs, concernant le mot de passe, la Commission recommande au responsable de traitement de ne le conserver que 3 mois ou bien d'adopter 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique et caractère spécial) s'il désire le conserver 6 mois.
Enfin, la Commission demande que les informations des personnes n'ayant pas donné suite à l'attribution d'un logement soient supprimées une année après la notification de ladite attribution.
Sous ces conditions, elle considère que les durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Considère que :
- seuls les membres du personnel ayant formalisé une demande de logement sont concernés par le traitement ;
- les administrateurs du SI ont également accès au traitement dans le cadre de leurs opérations de maintenance.
Rappelle que :
- l'information des personnes concernées doit impérativement être effectuée conformément à l'article 14 de la loi n° 1.165 ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort ;
- compte tenu de la nature des informations traitées il appartient au responsable de traitement de prendre les mesures techniques et organisationnelles pour sécuriser les données ;
- les identifiants ne peuvent être conservés que tant que la personne est en poste.
Recommande au responsable de traitement de ne conserver le mot de passe que 3 mois ou bien d'adopter un mot de passe de 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique et caractère spécial).
Demande que les informations des personnes n'ayant pas donné suite à l'attribution d'un logement soient supprimées une année après la notification de ladite attribution.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des attributions de logement ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.